OCR & justificatifs • Module 1306DATA
Photographiez ou importez une facture, un ticket ou un reçu : 1306DATA en extrait la date, les montants, la TVA et le fournisseur, propose une catégorie, puis vous demande de valider avant d'enregistrer la dépense.
En bref
À supprimer la ressaisie des justificatifs de dépense. Le document est lu, les champs du formulaire de charge sont pré-remplis, et vous n'avez plus qu'à contrôler.
Dans le module Charges et dépenses, au moment où vous attachez un justificatif à une dépense. Elle intervient également lors de l'import d'un relevé bancaire scanné.
Non, et nous préférons le dire : la lecture dépend de la qualité du document. Le gain de temps est réel sur les documents nets ; sur un ticket abîmé, la correction manuelle reste nécessaire. La validation humaine est donc obligatoire par conception.
Fonctionnement
Cinq étapes, dont une reste toujours manuelle.
Depuis l'écran des charges, vous attachez le justificatif : photo prise avec l'appareil du mobile, image existante ou fichier. Le document reste conservé comme pièce jointe de la dépense.
Le moteur analyse l'image, y compris les zones haute et basse du ticket où figurent habituellement l'enseigne et les totaux, puis identifie les informations comptables qu'il reconnaît.
Les champs de la dépense sont renseignés avec ce qui a été trouvé : date, montant TTC, hors taxes, TVA, devise, fournisseur, libellé, numéro de pièce et mode de règlement. Une catégorie de dépense est proposée.
Vous relisez chaque valeur et corrigez ce qui doit l'être. Aucune écriture n'est enregistrée sans cette confirmation.
La dépense validée rejoint vos charges, suit son statut, alimente les exports Excel et le dossier comptable, et peut être rapprochée des mouvements du relevé bancaire.
Documents traités
Le résultat varie selon le type et la qualité du document présenté.
Le cas le plus favorable : document imprimé, structuré, avec des totaux clairement identifiés.
Les tickets sont plus difficiles à lire que les factures : le moteur travaille par zones pour retrouver l'enseigne et le total.
Tout document justifiant une dépense peut être attaché, même si la lecture automatique n'aboutit pas.
Le contenu du document et le nom du fichier servent à proposer une catégorie de dépense.
L'import de relevés utilise d'abord le texte du PDF, et bascule sur une lecture d'image si le fichier est un scan.
L'OCR n'est pas une fin en soi : il alimente la pré-comptabilité.
Une lecture automatique peut se tromper : un montant partiellement effacé, une virgule lue comme un point, un total confondu avec un sous-total. Enregistrer ces valeurs sans relecture reviendrait à introduire des erreurs dans votre comptabilité, plus coûteuses à corriger que la saisie initiale.
1306DATA fait donc le choix inverse de l'automatisation complète : l'extraction sert à pré-remplir, l'utilisateur confirme. Le gain de temps porte sur la frappe, pas sur le contrôle.
Sur la précision. Nous ne publions volontairement aucun taux de reconnaissance. Le seul engagement que nous prenons est celui du contrôle : rien n'entre dans vos charges sans votre validation.
FAQ
Aller plus loin
Apportez quelques factures et tickets représentatifs de votre activité : nous les passons ensemble pendant la démonstration.
